privacy

Beleidsdocument: Bescherming Persoonsgegevens en Privacy van Cliënten

  1. Inleiding Dit document beschrijft het beleid van Gezinshuis Hammingasheerd met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens van cliënten, waaronder het beheer van dossiers, toestemming voor inzage door derden, gebruik van beeldmateriaal, bewaartermijnen en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
  2. Toestemming voor inzage tijdens audits Tijdens interne of externe kwaliteitsaudits kan door auditoren inzage worden gevraagd in cliëntdossiers. Deze inzage is uitsluitend toegestaan indien de cliënt (of diens wettelijk vertegenwoordiger) vooraf schriftelijke toestemming heeft verleend. De toestemming wordt vastgelegd in het dossier. Auditoren hebben uitsluitend toegang tot informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de audit.
  3. Toestemming voor gebruik van beeldmateriaal en sociale media Voor het maken en gebruiken van foto’s of video-opnamen van cliënten, medewerkers of situaties binnen de organisatie, bijvoorbeeld voor communicatiedoeleinden (zoals website, jaarverslagen of sociale media), is vooraf schriftelijke toestemming vereist van de betrokkene(n). In geval van minderjarigen is toestemming nodig van de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger. Zonder toestemming mag geen beeldmateriaal worden gebruikt.
  4. Dossiervorming Voor elke cliënt wordt een persoonlijk dossier bijgehouden. Dit dossier bevat ten minste:
  • Persoonsgegevens;
  • Intake- en aanmeldgegevens;
  • Hulpverleningsplan of plan van aanpak;
  • Verslagen van voortgang, evaluaties en contactmomenten;
  • Relevante correspondentie en documenten;
  • Verklaringen en toestemmingsformulieren.

Toegang tot het dossier is strikt voorbehouden aan daartoe bevoegde medewerkers die direct betrokken zijn bij de begeleiding van de cliënt.

  1. Bewaartermijn en vernietiging Cliëntdossiers worden bewaard conform de geldende wettelijke termijn, die doorgaans 15 jaar na het afsluiten van het dossier bedraagt. Na het verstrijken van deze termijn wordt het dossier op zorgvuldige wijze vernietigd. Een cliënt kan verzoeken om vervroegde vernietiging van het dossier, mits dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen. Een dergelijk verzoek wordt schriftelijk vastgelegd.
  2. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer Gezinshuis Hammingasheerd treft passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens tegen ongeoorloofde toegang, verlies, of misbruik. In gevallen van verhoogd veiligheidsrisico, zoals bij geheime plaatsing of in situaties met dreiging of geweld, worden aanvullende beschermingsmaatregelen getroffen:
  • Beperkte toegang tot persoonsgegevens;
  • Afgeschermde en geanonimiseerde adresgegevens;
  • Beveiligde communicatie en verslaglegging;
  • Geheimhoudingsplicht voor alle betrokken medewerkers.

Alle medewerkers van Gezinshuis Hammingasheerd zijn gehouden aan de wettelijke en contractuele geheimhoudingsverplichtingen, ook na beëindiging van het dienstverband.

  1. Slotbepalingen Dit beleid wordt minimaal éénmaal per twee jaar herzien of eerder indien wettelijke of organisatorische wijzigingen dit vereisen. Medewerkers worden periodiek geïnformeerd over dit beleid en getraind in de toepassing ervan.